명세서·정산서 등 업무 흐름 반영
편리하고 쉬워진 방과후학교 업무
현황파악, 회계 오류 걱정 없어져




새학기 업무분장 시즌이 되면 방과후학교는 누구나 맡기 꺼려하는 업무 중 하나로 전락한다. 강사 선정, 수강 신청, 강사료 지급, 수업 공개, 환불 및 정산, 만족도 조사, 요구자료 제출 등 수많은 업무와 수업을 병행하다보면 무리가 따르기 때문에 대부분이 울며 겨자 먹는 심정으로 떠안기 마련이다.

초·중·고 방과후학교 담당자들의 업무를 효율적으로 경감해주는 관리 프로그램이 개발됐다. 이 프로그램은 서울시교육청에서 방과후학교 업무를 담당하던 장학사의 손에서 탄생했다.

“국감 때였어요. ‘3년 치, 5년 치 대장 등 급한 요구 자료가 너무 많아 미칠 노릇’이라며 하소연 하던 담당 교사가 끝내 눈물을 보이더라고요. 그때 생각했습니다. 수강신청부터 정산까지 매년 반복되는 일인데, 이를 프로그램화 하면 일이 줄지 않을까, 하는 것 말입니다.”

박익상 서울성북교육지원청 장학사는 2013년, 이런 취지에서 프로그램을 개발하기 시작했다. 교육대학 재학시절 취득한 정보처리기사, 컴퓨터활용능력 자격증과 컴퓨터 교육 석사 과정을 거치며 프로그래밍을 배운 것이 바탕이 됐다.

‘더공부 3.0’은 온·오프라인을 통해 받은 수강신청 자료를 엑셀 기반으로 처리하는 프로그램이다. 학교 기본정보 및 강사자료, 학생별 수강자료, 자유수강원 지원영역 등 간단한 자료만 입력하면 참여현황, 운영현황, 강좌 관리대장 8종, 강사료 지급명세서 14종, 교재비 명세서, 기별 정산서 등을 클릭 한번으로 확인할 수 있다.

박 장학사는 2013년 최초로 ‘더공부 1.0’을 개발․보급한 이후, 지속적인 보완작업을 통해 2014년 6월 ‘더공부 2.0’을 출시, 최근에는 더욱 업그레이드 된 ‘더공부 3.0’을 내놨다. 프로그램은 처리할 대상을 클릭하면 해당 시트로 이동하는 방식으로 이용할 수 있으며 메뉴는 방과후학교 업무 흐름에 맞게 순서대로 구성돼 있다.

특히 이번 버전에는 강좌별 기별 수강료 집행대장, 월별 학생별 수강료 집행대장, 1기 자유수강권 환불대장이 추가돼 편리성을 더했다. 참여 학생 수별로 프로그램을 구분해 1000명, 2000명, 3000명, 7000명 이내인 경우 각각 A부터 D타입까지 선택해 사용할 수 있도록 해 실행 시간을 줄였다. 또 각 시․도 별로 운영 계획과 양식이 조금씩 다른 것을 고려해 프로그램도 시․도 특성에 맞게 17개로 나눠 보급하고 있다.

“프로그램 개발 이전에는 방과후학교 운영 현황 등을 조사하면 참여율이 터무니없이 높게 나오는 등 데이터가 정확하지 않아 재조사를 하는 일이 빈번했죠. 또 돈과 관련된 일이다 보니 투명한 회계도 중요한데, 실수로 계산을 잘못해 억울한 누명을 쓰는 경우도 있었습니다. 그러나 이 프로그램을 사용하고부터는 이런 오류에 대한 걱정이 사라졌습니다. 해당 버튼 하나만 클릭하면 정확한 자료를 언제든 산출할 수 있게 된 거죠.”

장학사 본연의 업무를 하면서 퇴근 후와 주말을 이용해 꼬박 2년을 프로그램개발에 매달렸다. 오류가 생기면 밤을 새워 수정작업을 하고, 원하는 값을 얻기 위해 수십 줄에 달하는 복잡한 함수 수식을 만들어가면서도 개발에 몰두했던 건 프로그램을 사용해본 학교 현장에서 ‘편리하다’, ‘업무가 쉬워졌다’고 해오는 칭찬의 피드백 때문이었다. 그는 “앞으로 더 많은 학교가 이 프로그램을 통해 쉽고 빠르게 방과후학교 업무를 처리하게 된다면 이보다 더한 보람은 없을 것 같다”고 덧붙였다.

프로그램은 더공부 3.0 홈페이지(www.mmhsoft.net) 기본자료실에서 파일을 다운받아 체험해 볼 수 있다.