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학술·연구

공문서, 조금만 알면 나도 ‘달인’

경력 5년차가 되던 해에 근무했던 학교 교장선생님은 전문직 출신의 스마트한 분이었습니다. 교장선생님은 공문서 내용도 중요시 했지만 형식도 깐깐히 따지는 분으로 칸 하나 띄우는 문제, 글자 한 자도 지적하는 분이었습니다. ‘그까짓 글자 한 자 틀린 게 뭐 중요하다고…. 내용이 중요하지’ 이해가 안 됐습니다. 경력이 짧아 공문 쓸 일이 많지 않았기 때문에 가르쳐 주면 그 때만 알고 시간이 지나면 또 잊어버리고…. 그러다보니 공문 쓸 때마다 교장선생님께 불려가는 일이 되풀이됐고 투덜거렸던 기억이 납니다.
 
공문서는 학교 업무 처리를 위해 대내외적으로 발송‧수신하는 공식적인 문서기 때문에 신뢰성을 확보해야 한다는 것을 세월이 한참 흐른 지금에서야 알게 됐습니다. 새내기 선생님, 공문서 조금만 알면 신뢰받는 선생님이 될 수 있답니다.
 
행정업무운영 편람(행정자치부, 2016)을 참고해 제시합니다. 좋은 공문서란 무엇보다 정확, 간결, 명료하며 알기 쉽게 표현돼 상대방이 쉽게 이해할 수 있어야 합니다. 그리고 6하 원칙(언제, 어디서, 누가, 무엇을, 어떻게, 왜)을 염두에 두고 작성합니다. 또한 어문 규범을 준수해 한글로 작성하며 특별한 사유가 없으면 이해하기 쉬운 용어를 써야 합니다. 숫자, 날짜, 시간, 금액 표시는 표1을 참고해주세요.

 
문서의 내용이 하나의 항목만 있는 경우에는 항목기호를 부여하지 않습니다. 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 땐 다음의 순서로 합니다.(표2) 항목번호는 필요에 따라 하위항목에서 특수기호(□, ○, -, ◦, ․)를 사용할 수 있습니다. 제목(규칙 제4조제3항)은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 기재해야합니다.  또 관련 근거, 공문서 대호 연월일을 명확하게 표기해야 합니다.


  <예시>
   1. 관련 : 00교육지원청 경영지원과-3678(2016.03.21.)호 (×)  
   1. 관련 : 00교육지원청 경영지원과-3678(2016. 3. 21.)호 (○) 
  
문서에 서식·유가증권·참고서류, 그 밖의 문서나 물품이 첨부되는 때(규칙 제4조제4항)에는 본문이 끝난 줄 다음에 ‘붙임’의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 두 가지 이상인 때에는 항목을 구분해 표시합니다.

<예시> 붙임  1. 서식승인 목록 1부.
             2. 승인서식 2부.∨∨끝. 

(본문)………………………………… 주시기 바랍니다.

붙임∨∨1.∨○○○계획서 1부.

2.∨○○○서류 1부.∨∨끝.


   ☞ 기안문에 첨부되는 계산서·통계표·도표 등 작성 상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 여백에 작성자를 표시해야 함(규칙 제6조제2항)


표지공문 마지막에는 더 이상의 내용 없음의 ‘끝.’을 반드시 표기하며 문서의 ‘끝’ 표시(규칙 제4조제3항)는 본문 내용의 마지막 글자에서 한 글자(2타) 띄우고 ‘끝’ 표시를 합니다. 


 <예시>  …… 주시기 바랍니다.∨∨끝.

 

본문 또는 붙임 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우에는 그 다음 줄의 왼쪽 한계선에서 한 글자(2타) 띄우고 ‘끝’ 표시를 합니다.


<예시>  (본문 내용) ………………………………… 주시기 바랍니다.

         ∨∨끝. 

 

본문이 표로 끝나는데표의 마지막 칸까지 작성되는 경우 표 아래 왼쪽 한계선에서 한 글자 띄우고 ‘끝’ 표시를 합니다.


응시번호

성 명

생년월일

주 소

10

김○○

1980. 3. 8.

서울시 종로구 ○○로 12

21

박○○

1982. 5. 1.

부산시 서구 ○○로 5

∨끝.

 

표의 중간에서 기재사항이 끝나는 경우는 ‘끝’ 표시를 하지 않고 마지막으로 작성된 칸의 다음 칸에 ‘이하 빈칸’ 표시를 하면 됩니다.


응시번호

성 명

생년월일

주 소

10

김○○

1980. 3. 8.

서울시 종로구 ○○로 12

이하 빈칸

 

 

 

 

 

 

 

 

새내기 선생님, 절차와 형식이 준수된 문서는 학교의 대외적 신뢰와 품위를 높인다는 점을 기억하시기 바랍니다. 공문서 작성과 관련된 자료를 더 알고 싶으면 국립국어원 홈페이지(자료찾기->기타자료->‘한눈에 알아보는 공문서 바로 쓰기’ 검색)와 행정자치부 홈페이지(정책자료->간행물->‘2016 행정업무운영 편람’ 검색)를 참고하세요. 


                                                                                                   공동기획